貨代操作流程，是指負責貨主委托貨物操作的人員，主要工作訂艙、安排拖車、報關、對提單、打帳單等
1.接到托單：
1).首先確認船期，目的港，訂艙公司&船公司
2).確認到付or 預付，預付在file cover上必須注明船公司or訂艙公司名稱。
到付有的需要確認目的港高收(需書面確認).預付和到付的托單必須寫清運價后向訂艙公司訂艙.(如和船公司有約號的,或者是代客戶做箱報關的不需要寫清運費.)
3).確認內裝or門到門(內裝發進倉通知，門到門發工作聯系單)
4).托單輸入完畢后必須自行檢查，如無誤再打印配艙回單訂艙。
5),托單傳給訂艙公司后,請速和訂艙公司確認是否收到.
2.訂完艙取回配艙回單(應實際情況而定,)，詢問船公司&定艙公司中轉港(如訂艙貨代公司訂艙需請他們書面回復)。
(待船公司和同行配好艙,先上網查開港信息,以免船早開或者晚開,然后再聯系客戶做箱時間,以免造成落箱費.)
(美國線:因美國線有ams截止時間,所以要在規定時間提供ams資料,因此,只要和客戶確認好貨物一定出運,就可以安排先提箱.)
3.做箱：
1).門到門：確認客戶貨物何時能好，能否走原定的船期(確認箱型，做箱時間，地址，聯系人)確認無誤再通知車隊做箱。有何處更改及時通知車隊，以免放空。
2).內裝：與客戶確認貨物何時能到指定的倉庫再讓車隊放箱。避免臨時退關而產生的放箱費。
3).內裝必須做到進港前讓車隊先將箱單傳真我司，仔細核對無誤后再通知進港。
(核對：船名/航次/關單號/箱封號/目的港/中轉港/件數/毛重/立方及箱型)
門到門盡量做到先傳箱單后進港。(為了避免錯單的產生及其他問題的產生)
(如果客戶訂艙的數據是正確的,必須請車隊填好箱單再去廠里裝箱.)
4)每票貨和車隊做箱前,必須問有關銷售門/門的費用是否同時要和車隊確認.
5).有了箱號及時報給報關行以便盡早報關。
(洋山港貨的請注意:先報關后進港.箱號和報關數據必須正確,否則將造成不能上船,并且洋山港的貨如果查驗的話,箱子不能進港,要先問報關員落箱的地點,按報關員的通知落箱到指定查驗點.)
4.操作的同時確認客戶報關資料何時到達我司，報關單到后確認數據，品名與配艙回單是否一致并且確認好艙單信息再送報關行。(如果客戶報關有手冊的,報好關后立刻取回,并問清客戶是否要退還客戶)
5.一旦有了船名航次關單號，發提單確認件給客戶確認(注意:我們訂艙的貨代公司如果在提單確認上有費用明細,務必搽掉費用后再傳客戶確認,所有費用不能由操作傳給客戶,費用必須是公司的銷售才能和客戶確認相關費用)。在船開前一到兩天向訂艙公司or船公司索取提單確認，確認無誤后通知訂艙公司or船公司出提單。
6.船開前一天確認箱子是否上船，如無放關信息應及時處理或反饋給領導,以免落箱。
(如果船晚開的,問清銷售是否需要通知客戶.)
(如果客戶貨物要按開船日辦有關單證的,必須問清船公司開航日后通知客戶)
7.船開當天拉費用結算清單，以便財務開發票。同時如果此票貨如有額外的費用,必須和倉庫,報關行及訂艙公司確認清楚報給此貨的銷售,以便向客戶收取費用..發票和提單盡量同時寄給客戶.
(如果到付的貨,和船公司沒有協議號的,必須問銷售目的港的收費并通知訂艙貨代目的港高收.)
8.收到提單后必須與客戶確認后的提單件仔細核對，如提單有誤必須退回船公司&訂艙公司更改，確認無誤方可寄出。
(客戶如需電放的,必須請客戶出書面保函給我司,待我司收到保函后,方可電放).
9.每份提單傳給客戶的同時傳報關預錄單和場站收據敲海關章的第五聯.
接到托書后，必須填寫file cover,然后輸入電腦，確認無誤后才可以拉出配艙回單或訂艙書訂艙。
10.每個操作在工作中如果客戶有任何問題,一時不能回復客戶的話,必須當天對此問題給客戶回復,
11.如果客戶的要求當操作不能決定是否能滿足,先請示領導或者有關銷售,,再回復客戶
12.請操作嚴格按以上要求做,務必做到單單清,以上有關要求如有沒有列入的,在工作中碰到的,請立刻向有關領導提出,務求能將操作貨代流程安排到完全.


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