赴國外參展、辦展，是指在國(境)外舉辦經濟建設成就展、商品技術貿易展覽會和展銷會、友好省的經貿展覽會、以推銷我國商品為目的的經貿洽談會和參加國際博覽會、國際經濟貿易展覽會等一切以促進對外經濟貿易為目的的有一定規模的商品展示和經貿洽談活動。 外經貿部負責對赴國(境)外參展、辦展活動實施宏觀管理和歸口審批。
(一) 展覽主辦單位應具備的資格 外經貿部或中國貿促會主辦的赴國(境)外全國性綜合或專業展覽；各省、自治區、直轄市及計劃單列外經貿委(廳、局)，可以本省、區名義舉辦出國經貿展覽會和組織本地區的企業參加國際博覽會；中國貿促會地方分會可組織本地方的進出口公司和企業參加博覽會、國際經貿展覽會，也可受地方政府委托舉行本地區綜合性辦展活動；中國貿促會各行業分會可舉辦本行業范圍內的專業性出國經貿展覽會和參加國際博覽會；全國性專業外貿進出口公司(包括工貿總公司)以及各進出口商會、中國外商投資企業協會，經外經貿部授權后可以組織參加有影響的國際博覽會和舉辦專業性展覽會，但不得跨行業組展。 除上述單位外，其他單位不得主辦赴國(境)外辦展活動。國(境)外機構、企業或個人不得在中國國內招攬和組織企業或個人赴國(境)外舉辦或參加辦展活動。 主辦單位的主要職責是：根據外經貿發展戰略和開拓市場的需要，結合本地區、本單位的業務實際，制定并負責向外經貿部申報赴國(境)外辦展活動計劃，選定參展的企業和商品，審核展覽的承辦方案，監督和檢查辦理活動的效果。 根據外經貿部的有關規定，主辦單位應根據自己的組織能力擬定辦展活動的計劃，不得舉辦超出自身組織能力的大型展覽。嚴禁買賣或變相買賣辦展的批準文件。
(二) 展覽承辦單位應具備的資格 展覽的承辦單位，應是具有外經貿部授予的對外展覽權，并已有承辦此類活動的經驗、信譽好的企業。國家部分所屬的外貿(工貿)總公司可推薦一家子公司，各省市外經貿主管部門可推薦一至兩家省級外貿企業或廣告、展覽公司，報外經貿部進行資格審定后作為承辦單位。企業性質的主辦單位可以承辦自己主辦的展覽。 承辦單位的主要職責是：根據主辦單位的要求，具體辦理布展、運送展品、廣告宣傳、現場展示、安全保衛，并負責安排參展人員的食宿交通、辦理出國手續等工作。
（三）參展單位和人員應具備的資格 參加展覽會的單位，必須是具有外經貿經營權的各類外貿企業、生產企業和在外商投資企業。供貨、協作單位的人員可以作為參展單位的邀請人員參加展覽會。參展人員應是主管業務的領導和懂外語的業務人員。參展團組每個標準攤位人數不超過兩人。
（四）赴國外參展、辦展活動的審批程序和申報文件 赴國（境）外舉辦和參加展覽，須經外經貿部審查批準。 具體審批程序采取預審和終審兩種形式：預審是對主辦單位開展前期準備工作的審批；終審是根據審批條件，視準備工作情況予以許可的審批。 原則上每年集中審批兩次。主辦單位在征求駐外使、領館意見后，于4月底和9月底以前將下年度出國（境）參加國際博覽會、國際經貿展覽會的計劃報送中國貿促會匯總協調；各省、自治區、直轄市及計劃單列市外經貿委（廳、局）以省、區、市名義舉辦的出國經貿展覽會，報送外經貿部（發展司）匯總后統一交中國貿促會協調。申請報告應包括以下主要內容：主辦單位、承辦單位、辦展名稱、展出時間、地點、內容、規模、參展人數、可行性方案、經費預算、在外停留天數、出訪路線等。外經貿部于7月底和12月底之前將預審通知書批復給各主辦單位。 各主辦單位憑預審通知書進行招展的準備工作，并須于開展3個月前將終審材料報外經貿部審批。終審材料包括：參展單位名單、展品大類清冊、經費收支、國（境）外協辦單位情況（背景材料、資信情況、展覽服務能力）等。外經貿部在材料收到之日起1個月內決定是否給予正式批復。 主辦單位在得到外經貿部正式批復文件后方可開展對外的實質性工作，如發布辦展信息、承諾或簽訂協議，以及辦理出國（境）的有關手續等。活動計劃一經正式批準，要嚴格執行，不能任意更改，必須報外經貿部批準。 根據國務院有關嚴禁公費出國旅游的通知精神，出國展團人數及在外停留天數應嚴格控制，各辦展單位應嚴格按外經貿部正式批復核準的人數和在外停留天數辦理有關手續，不得擅自增加。各主辦單位應在展覽結束后1個月內將赴國（境）外參展、辦展活動的總結報告報送外經貿部，作為下次審批的參考。


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